Les processus d'approvisionnement et d'octroi de contrats au Cégep de Jonquière

Dans un souci de transparence, à la suite d'un événement survenu en août 2022 concernant l'octroi de contrats au Cégep de Jonquière, événement pour lequel le Cégep a reçu un avis de fermeture de la part de l’Autorité des Marchés Publics (AMP), l'établissement considère opportun de rappeler certains principes respectés dans le processus d'acquisition.

UN PROCHE OU UN MEMBRE DU PERSONNEL PEUT-IL OBTENIR UN CONTRAT À TITRE DE FOURNISSEURS DE BIENS OU DE SERVICES?

Un proche, un membre du personnel ou un administrateur ne peut avoir un lien direct ou indirect dans le processus d'acquisition. Il est important de préciser qu'ils ne peuvent être impliqués de près ou de loin dans les différentes étapes reliés au processus d'acquisition comme la préparation des documents d'appel d'offres, l'évaluation des soumissions ou la prise de décisions. Également, ils ne peuvent être favorisés au profit d'un autre fournisseur. Lors de telles situations, le Cégep s'assure d'identifier des personnes neutres en précisant les rôles et les responsabilités de chacun en étant transparent dans ses processus contractuels. D'abord et avant tout, le Cégep vise à se procurer, dans un délai raisonnable et au meilleur coût possible, les biens et services nécessaires à son bon fonctionnement.

CONTRAT DE GRÉ À GRÉ

La Politique régissant les contrats d’approvisionnement, les contrats de service, les contrats de construction et les contrats en matière de technologies de l’information spécifie qu'il est possible d'accorder un contrat de gré à gré en dessous d'un certain seuil. Le Cégep favorise une saine concurrence entre les fournisseurs et évite, dans la mesure du possible, les sources d'approvisionnement unique en plus de veiller à diversifier les fournisseurs pour les mandats donnés de gré à gré. Dans des circonstances où un proche ou un membre du personnel a un apparenté avec le Cégep, il doit le signifier et des mécanismes sont mis en place pour éviter de le favoriser au profit d'un autre fournisseur. Par exemple, l'établissement fera appel à d'autres soumissionnaires en plus de s'assurer qu'il ne soit pas impliqué dans le processus d'acquisition.

Il est également important de spécifier que le conseil d'administration n'est pas impliqué dans les opérations courantes associées au processus d'approvisionnement. Il sera interpellé pour des contrats allant au-delà de 1 million de dollars.

Finalement, le personnel cadre est tenu de signer un engagement de confidentialité et de déclaration des conflits d'intérêts.